1. Комплектование архива

• Загрузка документов из любых информационных систем через стандартный zip-контейнер;
• Два режима передачи: готовые сдаточные описи со списком дел (для организаций с налаженным архивным делом); произвольный пакет документов с автоматическим определением дел и формированием описей в программе;
• Сохранение полной истории документа: реквизитов, связей с другими документами, виз согласования, резолюций руководителя;
• Передача информации о персональных данных, содержащихся в документах, для соблюдения требований 152-ФЗ;
• Автоматическое добавление копий в формате PDF/A с визуализацией электронной подписи для долгосрочного хранения;
• Присвоение архивных шифров документам и делам в соответствии с правилами Росархива.

2. Хранение и обеспечение сохранности

• Разграничение прав доступа к документам на хранении с учётом конфиденциальности;
• Формирование всех обязательных учётных документов архива: описи дел постоянного и временного хранения, реестр описей, книга учёта поступления и выбытия дел, список фондов и лист фонда, акты на уничтожение документов;
• Регулярная автоматическая проверка целостности документов и электронных подписей;
• Распознавание текста (OCR) для полнотекстового поиска по содержимому документов;
• Обновление архивных меток времени в электронных подписях по мере истечения срока действия сертификатов;
• Ведение журнала передачи документов между ответственными лицами.

3. Уничтожение документов

• Автоматический подбор документов и дел, срок хранения которых истёк
• Формирование актов на уничтожение с возможностью ручной корректировки
• Контроль уничтожения с фиксацией факта и ответственных лиц
• Автоматическое удаление файлов уничтоженных документов из архива и систем-источников

4. Интеграция с другими системами

1) Встроенная интеграция с 1С:Документооборот 3.0 и 2.1:
    • Передача документов в архив прямо из интерфейса ДО
    • Доступ к архивным документам из карточки документа в ДО
    • Автоматическое удаление файлов из ДО после передачи в архив

2) Библиотека интеграции для подключения любых прикладных решений на платформе 1С:Предприятие 8:
• Передача документов из интерфейса учётной программы
• Формирование контейнеров и выгрузка в архив
• Получение статусов загрузки и уничтожения
• Скачивание документов из архива при необходимости

5. Методологическая поддержка
• В комплект поставки входит «Комплект нормативных документов» к Методике управления документами фирмы «1С»
• Готовые регламенты по организации архивного дела без привлечения внешних консультантов
• Книга «Управление документами в современной организации» в электронном виде

1С:Архив рекомендуется следующим категориям организаций:

• Организации с обязательным архивным хранением
Предприятия, обязанные хранить документы в соответствии с законодательством (банки, страховые компании, медицинские учреждения, образовательные организации).

• Компании с большим объёмом документооборота
Организации, ежегодно формирующие тысячи и десятки тысяч документов, которым необходимо освобождать ресурсы учётных систем.

• Холдинги и группы компаний
Предприятия с разветвлённой структурой, которым требуется централизованное хранение документов всех дочерних обществ в едином архиве.

• Государственные и муниципальные учреждения
Организации, обязанные соблюдать Правила Росархива от 2023 года и Правила делопроизводства от 2019 года.

• Компании, переходящие на цифровое взаимодействие
Бизнес, реализующий проекты цифровой трансформации и нуждающийся в надёжном архиве для юридически значимых электронных документов.

• Организации с требованиями к защите персональных данных
Компании, обрабатывающие ПДн и обязанные обеспечить их хранение в соответствии с 152-ФЗ.

Программа особенно эффективна в связке с 1С:Документооборот — документы автоматически передаются в архив после завершения срока активного использования, что исключает человеческий фактор и обеспечивает непрерывность процесса хранения.

Важно:
• Базовая версия предназначена для хранения до 100 000 документов
• ПРОФ версия поддерживает неограниченный объём хранимых документов
• После регистрации программы на портале 1С:ИТС вы получаете бесплатные обновления с изменениями в законодательстве и форматах хранения
• Для получения обновлений требуется договор сопровождения 1С:ИТС
• Внедрение рекомендуется выполнять через партнёров со статусом «1С:Центр внедрения» или «1С:Центр Документооборот»